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Comencemos con el estudio de informática.

Escribe Javier R. Cinacchi en
https://www.estudiargratis.com.ar/estudiar-informatica/informatica.html
Última edición de esta página: 29 abril 2022

Trabajando con bases de datos Access orientado a lo laboral parte uno, diseñando.

Se toma como ya estudiado y aprendido lo básico que ya se ha explicado

Supongamos que deseamos realizar una base de datos para una actividad laboral, por ejemplo para la sección de ventas.

Podría haber una cantidad enorme de datos por ejemplo: vendedor, producto, características especiales, empresa, número de contacto, nombre de contacto, zonas, productos, costos, etc, etc. Distintos tipos de datos que interesan para distintas cosas.

Lo que se realiza en estos casos es realizar tablas relacionadas entre si. Poseeremos una única base de datos de Access, pero en realidad esta poseerá dentro de si, varias secciones; es decir tablas relacionadas. De esta forma no se mostrará una inmensa información cada vez que se desea buscar un dato concreto, como ser cantidad de ventas que realizó un vendedor. Una vez realizadas los formularios y consultas que se necesiten. Asimismo al realizar esto, será más sencilla la manipulación de datos para buscar un simple teléfono de un vendedor. No hace falta ver todos los datos de los productos que vendió, de su zona, clientes, horarios, etc. para saber sus datos personales, habría una tabla "Datos personales de trabajadores" por ejemplo.

Es importante el diseño y planificación en una base de datos destinada a lo laboral.



Hay que realizar las tablas que se necesiten, que se relacionen al menos por un campo en común, es decir una base de datos relacional. Tenga en cuenta que Access está diseñado principalmente para base de datos personales o de pequeñas empresas, no es un sistema optimizado para realizarle llamas al mismo tiempo de distintos sitios en una red. Como por ejemplo una red de supermercados. Se ralentizaría mucho en este ultimo caso. No obstante, es util para una empresa en la cual no se estarían haciendo llamadas a la base de datos a cada instante, múltiples usuarios.

El acceso entre usuarios a una base de datos es sencilla, se realiza mediante formularios, en los cuales se agregan los campos que se deseen, teniendo en cuenta las claves principales.

Clave principal

Se utiliza para relacionar tablas, los campos principales no se pueden duplicar -estudiargratis.net-, es decir si al campo "Nombre" se le asignó una clave principal, este no puede contener dos registros iguales, es decir no pueden haber dos personas con nombre idéntico, tampoco puede haber un valor nulo, por ejemplo si no sabe el nombre. Muchas veces o mejor dicho generalmente, se utiliza un numero identificador o código como clave principal, ya que es factible que existan dos personas con igual nombre, esto es una recomendación. Si lo desea Access cuenta con el formato Autonumérico para especificar rangos, en vez de especificar número o texto, seleccione Autonumerico, cuando diseña la tabla, se irá generando un numero identificador que corresponda a cada producto, cliente o vendedor, cada vez que se agregue uno nuevo, se generará un nuevo número. El formato Autonumérico se lo suele utilizar como clave principal.



En una tabla que se relacionará, pueden haber uno o mas claves principales. Para agregar una clave principal: En una tabla, en vista diseño, posicionar el cursor del mouse a la izquierda del registro en el cual desea colocar la clave, realice un clic para seleccionarlo y pulse el botón derecho del mouse para del menú emergente, seleccionar la opción "Clave principal". Otra forma de hacer esto sería seleccionar el campo y pulsar en el botón "Clave principal" de la barra de herramientas standard de Access, en la versión que yo estoy utilizando ahora posee un dibujo de un candadito.



El primer paso para realizar una base de datos laboral es listar los datos que se utilizarán y desarrollar luego las tablas que contendrán los campos designando claves principales. Hay que ser prácticos en este punto.